¿Cómo colaborar con los periodistas en una conferencia de prensa?

La conferencia de prensa es una actividad muy importante para la organización, pero para el reportero solo es una asignación más. Por esta razón los organizadores deben aprovechar el tiempo al máximo para que los periodistas puedan cumplir exitosamente con su tarea.

Si bien la organizaciones conocen muy bien la importancia de la prensa, lamentablemente a veces entorpecen su trabajo. Se olvidan que desde el momento que invitamos a los periodistas a una conferencia la prioridad la tienen ellos y no el programa protocolar del evento.

Al fin y al cabo el propósito de todo ese esfuerzo es aparecer en los medios y de la mejor manera posible. La transmisión del evento dependerá no solo de la calidad de la información proporcionada, sino de aspectos logísticos fundamentales como hora, facilidades de acceso y materiales de prensa.

Errores que hay que evitar al convocar una conferencia

Es importante que la  información que se les proporcionó a los medios por la mañana haya sido lo suficientemente concreta y clara. Cuanta más información y papeles tenga que revisar el periodista más difícil se le hará su trabajo.

Un error frecuente de las organizaciones es escoger lugares, días y horas inconvenientes para la realización de conferencias de prensa. Evite los días que coincidan con otras actividades de mayor interés para los medios. Cuidado con hacer la actividad en los horarios pico de tránsito y elija adecuadamente el lugar, un sitio alejado del centro es arriesgarse a que la asistencia de periodistas se reduzca al mínimo.

Por favor, ¡no abrume al reportero cuando llegue al evento! El responsable de comunicación debe limitarse a entregarle la gacetilla de prensa e indicarle quiénes están presentes y disponibles para conceder entrevistas. Es frecuente que el periodista quiera entrevistar a alguno de los voceros aunque la actividad aún no haya concluido. En este caso lo peor que puede hacer es obligar al reportero a esperar.

Por último, como explica el especialista en media training Javier Maza, evite esas inoportunas llamadas telefónicas por la tarde que buscan averiguar con el periodista si la información será publicada o transmitida. Esto no depende del periodista y lo que menos necesita mientras corre contra reloj en plena hora de cierre son esas llamadas impertinentes.

Damián Genes / dgenes@caissa.uy

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